Қазақстанда төлем шотын қалай жасауға болады 2025 жылы

Төлем шоты — бұл сатушы сатып алушыға деректемелерді, тауарлар немесе қызметтердің сипаттамасын және төленуге жалпы сомасын көрсете отырып ұсынатын құжат. Қазақстанда шот бухгалтерлік есепте маңызды рөл атқарады және банктік аударым жүргізудің негізі болып табылады.

Бұл мақалада біз төлем шотын қалай дұрыс жасау керектігін, қандай деректемелер міндетті екенін және кәсіпкерлер жиі қандай қателер жібереді екенін егжей-тегжейлі талқылаймыз.

Төлем шоты дегеніміз не және ол не үшін қажет

Төлем шоты (шот-фактура) — бұл мына мәселелерді қамтитын бастапқы құжат:

• Коммерциялық ұсынысты және мәміле шарттарын бекітеді
• Қаражатты аудару үшін банктік деректемелерді қамтиды
• Банкте төлемді жүргізудің негізі болып табылады
• Бухгалтерия есепте көрсету үшін пайдаланылады

Шарттан айырмашылығы, шот екі жақтың міндетті қолтаңбаларын талап етпейді және бір жақты тәртіппен ұсынылуы мүмкін. Алайда төлемді жүргізу үшін банк барлық міндетті деректемелердің дұрыс толтырылуын талап етеді.

Қазақстандағы төлем шотының міндетті деректемелері

Шотты банк қабылдап, дұрыс жүргізу үшін келесі деректерді көрсету қажет:

Сатушының (жеткізушінің) деректемелері

• БСН/ЖСН — 12 таңбалы бизнес сәйкестендіру нөмірі немесе жеке сәйкестендіру нөмірі
• Толық атауы — ЖК үшін: "ЖК Тегі Аты Әкесінің аты", ЖШС үшін: құрылтай құжаттары бойынша толық атауы
• Заңды мекенжайы — есепке қою туралы куәліктегі тіркеу мекенжайы
• Банктік деректемелер:
  • Банктің атауы
  • ЖСК (есеп шоты) — KZxxxxxxxxxxxxxxxxxx форматындағы 20 таңба
  • Банктің БСК — 8 таңба
• КБе — бенефициар коды (17 сан)
• Байланыс деректері — телефон, email (қосымша, бірақ ұсынылады)

Сатып алушының (тапсырыс берушінің) деректемелері

• БСН/ЖСН
• Толық атауы немесе Т.А.Ә.
• Заңды мекенжайы
• Байланыс деректері (қосымша)

Тауарлар/қызметтер туралы деректер

• Шот нөмірі — бірегей реттік нөмір (мысалы, №001 немесе №12/2025)
• Ұсыну күні — шотты жасау күні
• Тауардың/қызметтің атауы — егжей-тегжейлі сипаттама
• Өлшем бірлігі — дана, қызмет, жұмыс, сағат және т.б.
• Саны
• Бірлік бағасы
• Сомасы — саны × бағасы
• Жалпы сомасы сандармен және жазбаша

Қадамдық нұсқаулық: төлем шотын қалай жасауға болады

1-қадам. Барлық қажетті деректемелерді жинаңыз

Дайындаңыз:

• Өз деректемелеріңіз (БСН/ЖСН, банктік шот, мекенжай)
• Сатып алушының деректемелері (БСН/ЖСН және заңды мекенжайын сұраңыз)
• Бағалары бар тауарлар немесе қызметтердің сипаттамасы

Егер сіз тұрақты клиенттермен жұмыс істесеңіз, жылдам толтыру үшін деректемелер үлгісін жасаңыз.

2-қадам. БСН/ЖСН және ЖСК-ның дұрыстығын тексеріңіз

Қазақстандық БСН және ЖСН соңғы санында бақылау сомасы бар. Қате бақылау сомасы — ең жиі кездесетін қателердің бірі.

БСН/ЖСН-ны қалай тексеруге болады:

• Біздің сайттағы БСН/ЖСН онлайн валидаторын пайдаланыңыз
• Нөмірде дәл 12 сан бар екеніне көз жеткізіңіз
• Бірінші сан түрін көрсетеді: 4-6 — БСН, 1-3 және 7-9 — ЖСН

ЖСК-ны қалай тексеруге болады:

• «KZ» әріптерімен басталып, 20 таңбадан тұруы керек
• Форматы: KZ + 2 бақылау саны + 3 банк коды саны + 13 шот саны
• Банктің БСК 8 таңбадан тұруы керек

3-қадам. Шотты ыңғайлы форматта толтырыңыз

Төлем шотын жасаудың бірнеше тәсілі бар:

1. Excel/Google Sheets (дәстүрлі тәсіл)

• Деректемелер мен позициялар бар кесте жасаңыз
• Кемшіліктері: уақыт керек, қате жіберу оңай, телефоннан ыңғайсыз

2. Онлайн-генераторлар (қазіргі заманғы тәсіл)

• Счет На Оплату сияқты арнайы сервистерді пайдаланыңыз
• Артықшылықтары: деректемелерді автоматты тексеру, үлгілерді сақтау, телефонмен жұмыс

3. Бухгалтерлік бағдарламалар (1С, басқалары)

• Үлкен айналымы бар компанияларға жарайды
• Кемшіліктері: лицензия сатып алу және оқытуды талап етеді

4-қадам. Тауарлар немесе қызметтердің сипаттамасын қосыңыз

Позициялар кестесін толтырыңыз:

№	Атауы	Саны	Өлш. бірлігі	Бағасы	Сомасы
1	Веб-сайт әзірлеу	1	қызмет	500 000	500 000
Барлығы:					500 000 тг

Маңызды: Жалпы соманы сөзбен жазу керек, мысалы: «Бес жүз мың теңге 00 тиын».

5-қадам. Төлем мерзімі мен қосымша шарттарды көрсетіңіз

Шотқа қосыңыз:

• Шоттың жарамдылық мерзімі (мысалы, «2025 жылғы 31 қаңтарға дейін төлеу»)
• Төлем шарттары («100% алдын ала төлем», «5 жұмыс күні ішінде төлеу» және т.б.)
• Төлемнің мақсаты (банк үшін қысқаша сипаттама)

6-қадам. Шотты сақтап, клиентке жіберіңіз

Шотты ыңғайлы форматта экспорттаңыз:

• PDF — клиентке жіберу үшін (өңдеуден қорғалған)
• Excel — бухгалтерия үшін (қажет болса өңдеуге болады)

Жеткізу тәсілдері:

• Email
• Telegram/WhatsApp
• Kaspi немесе басқа банктік қосымшалар арқылы

Төлем шотын жасау кезіндегі жиі кездесетін қателер

1. БСН/ЖСН-ның қате бақылау сомасы

Егер БСН/ЖСН-ның соңғы саны есептелген бақылау сомасына сәйкес келмесе, банк төлемді жүргізуден бас тартады. Шотты жіберу алдында БСН/ЖСН-ны әрқашан онлайн валидатор арқылы тексеріңіз.

2. ЖСК немесе банктің БСК-дағы қателер

Қате шот нөмірі ақшаның алушыға жетпеуіне немесе жіберушіге қайтарылуына әкеледі. Келесілерге көз жеткізіңіз:

• ЖСК «KZ» әріптерімен басталып, 20 таңбадан тұрады
• Банктің БСК 8 таңбадан тұрады
• Деректемелер банкпен жасалған ресми шарттан алынған

3. Міндетті деректемелердің болмауы

Егер шотта сатушының немесе сатып алушының БСН/ЖСН-ы, мекенжайы немесе банктік деректемелері көрсетілмесе — құжатты бухгалтерия немесе банк қабылдамайды.

4. Қате жазбаша сома

Жазбаша сома сандық сомаға дәл сәйкес келуі керек. Жазбадағы қате төлемнің кешігуіне немесе жүргізуден бас тартуға әкелуі мүмкін.

5. Клиенттің ескірген деректемелері

Егер клиент банкін немесе заңды мекенжайын өзгертсе, ал сіз ескі деректерді пайдалансаңыз — төлем өтпейді. Шот ұсыну алдында деректемелердің өзектілігін әрқашан нақтылаңыз.

Төлем шоттарын жасауды автоматтандыру

Егер сіз клиенттерге үнемі шоттар ұсынсаңыз, бұл процесті автоматтандыруға тұрарлық. Қазіргі заманғы онлайн-сервистер мыналарға мүмкіндік береді:

• Сатушының деректемелер үлгілерін сақтау
• Автоматты толтырумен клиенттер базасын жасау
• Шоттарды автоматты нөмірлеу
• Жасау алдында БСН/ЖСН және ЖСК-ның дұрыстығын тексеру
• PDF және Excel бір уақытта жасау
• Файлдарды тікелей Telegram немесе email-ге жіберу

Қазақстандағы төлем шотына заңды талаптар

Төлем шоты ҚР Салық кодексі бойынша міндетті құжат болмаса да, практикада ол:

• Банкте төлемді жүргізудің негізі болып табылады
• Шығыстарды есепке алу үшін бухгалтерия пайдаланады
• Салық тексерулері кезінде мәміленің растамасы ретінде талап етілуі мүмкін

Ұсыныс: Барлық ұсынылған және алынған шоттарды кемінде 5 жыл сақтаңыз (Қазақстанда салық ескіру мерзімі).

Төлем шотының басқа құжаттардан айырмашылығы

Төлем шоты vs Шарт

• Шарт — екі жақты келісім, екі жақтың қолтаңбаларын талап етеді
• Шот — бір жақты құжат, сатушы ұсынады

Төлем шоты vs Шот-фактура

• Шот-фактура — ҚҚС төлеушілер үшін құжат, төлем мен жөнелтуден кейін ұсынылады
• Төлем шоты — төлемге дейін сатып алу ұсынысы ретінде ұсынылады

Төлем шоты vs Орындалған жұмыстар актісі

• Акт — жұмыстардың орындалғанын немесе қызметтердің көрсетілгенін растайды, екі жақ қол қояды
• Шот — төлемге дейін болады және сатып алушының қолын талап етпейді

Қорытынды

Төлем шотын жасау — бұл негізгі ережелерді сақтасаңыз қарапайым процедура:

1. Барлық міндетті деректемелерді жинау (БСН/ЖСН, банктік деректер, мекенжайлар)
2. БСН/ЖСН бақылау сомаларының және ЖСК форматының дұрыстығын тексеру
3. Бағалары бар тауарлар немесе қызметтерді егжей-тегжейлі сипаттау
4. Жалпы соманы сандармен және жазбаша көрсету
5. Клиент үшін PDF және бухгалтерия үшін Excel форматында сақтау

Уақытты үнемдеу және қателерді болдырмау үшін автоматтандырылған құралдарды пайдаланыңыз. Счет На Оплату сізге барлық деректемелерді тексерумен бірнеше минутта кәсіби шоттар жасауға көмектеседі.